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SELECCIÓN DOCUMENTAL

Una vez se hayan organizado los grupos dedocumentos,se procede a la selección documentalque comprende:

2.1 Conservación

2.2 Descarte o destrucción

2.3 Traslado al archivo centralEsto con base en los parámetros que se dan acontinuación:

2.1 CONSERVACION:


DOCUMENTACIÓN DE AÑOS ANTERIORES:Son aquellos que por su contenido e importancia pueden trasladarse alDepartamento de Administración de Documentos para su organización yconservación.

DOCUMENTACIÓN DEL AÑO EN CURSO:
Estos deben permanecer en el archivo de la Dependencia, organizada enforma alfabética y de acuerdo a la división por grupos, descritaanteriormente.

OTROS DOCUMENTOS A CONSERVAR EN LA DEPENDENCIA:
Los documentos, así sean de años anteriores, que son utilizadosfrecuentemente para el desarrollo del trabajo, como proyectos, programas enmarcha, historia de la dependencia entre otros, pueden conservarse en elarchivo de gestión (activo) no es necesario su traslado a Administración deDocumentos.
Además de estos pueden considerarse los siguientes casos:
9• Las Resoluciones Rectorales o decisiones del Consejo Directivo, que haganmención a creaciones, nombramientos de Dependencias y Secciones acargo, ya que ellas hacen parte de la historia de la Dependencia y se puederequerir en cualquier momento.( Se conformara la carpeta de historia).
• La correspondencia radicada, que haga parte de proyectos especiales oprogramas que constantemente se consulten en la Dependencia.
• Para las que conservan las historias académicas de los estudiantes debenpermanecer en sus archivos.

2.4. DOCUMENTACIÓN A DESCARTAR:Se entiende por descartar “la destrucción física de unidades o seriesdocumentales que hayan perdido su valor administrativo, probatorio,constitutivo o extinto de derechos y que no hayan desarrollado, ni se preveaque vayan a desarrollar valores históricos.Esta destrucción se debe realizar por cualquier método que no garantice la imposibilidad de reconstrucción de los documentos”.
1 El método de destrucción a utilizar en las dependencias de la Universidadserá el rasgado del documento, principalmente aquellas áreas que contienensellos, firmas o información importante.
Las políticas para la destrucción de documentos son las siguientes:


Eliminar toda comunicación sea memorando o carta que repose en losarchivos de la oficina y se encuentre radicado teniendo en cuenta solopara los años 2000 hacia atrás si en ellos encuentran los comunicadoscon sus anexos es mejor conservarlos completos.

Las comunicaciones tipo razonero o comunicación interna cuyocontenido sea de importancia temporal y haya cumplido con el finpara el cual fue creado.

:: MaS aRcHiViStIcA ::

CONFORMACION DE LOS GRUPOSDE DOCUMENTOS

El primer paso en cada una de lasDependencias para la organización delarchivo,es dividir la documentación en tresgrandes grupos,y éstos a su vez, ensubgrupos.
Se abrirá una carpeta por cada año,organizando los documentos en ordenascendentede acuerdo a la fecha o lanumeración si es que la posee(ej:resoluciones rectorales).
Los grupos y subgrupos quedan conformados así:

Grupo 1:

CORRESPONDENCIA:
Actos decisorios del Consejo Directivo
Correspondencia interna despachada
Correspondencia interna recibida
Correspondencia externa recibida
Correspondencia externa despachada
Invitaciones a eventos- tarjetas recibidas
Razoneros recibidosRazoneros despachados
Resoluciones rectorales
Para organizar la correspondencia de debe tener en cuenta:


Cada comunicado debe ir unida a su respuesta.

La correspondencia tanto emitida como recibida,que forma parte deun expediente,se ordena con dicho expediente.

La correspondencia que acompaña a una información importante,facturas, informes u otros documentos,se archiva en función de estainformación adjunta
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La correspondencia que se organiza como tal es la que no forma partede un expediente ni acompaña a una información importante,es decir,que se limita a una información más genérica.
Se debe agrupar en:
Correspondencia Externa:Cuando se trata de correspondencia entreuna unidad administrativa de la Universidad y personas oinstituciones ajenas a ella.

Correspondencia Interna:Cuando se trata de correspondencia o notasinteriores entre unidades administrativas de la Universidad.

Grupo 2:

TRAMITES ADMINISTRATIVOS
Control de fotocopias
Control presupuestal
Control Inventarios
Cuentas de cobro
Reembolso de caja menor
Solicitudes
Transferencias
Internas de Servicios
PEDIDOS
Almacén
Campus creativo
Librería
NOTA: Para la organización de la correspondencia,se debe legajar ymantener completa con sus anexos.